Satış ekibinin Excel dosyası, muhasebenin kayıtları ve operasyonun iş listesi birbirini tutmadığında, aynı iş için tekrar tekrar bilgi toplarsınız. Devantum, müşteri, teklif, sipariş ve görev akışınızı şirketinize özel kurumsal yazılımda bir araya getirmek için CRM, operasyon paneli ve raporlama modülleri geliştirir.
Kurumsal yazılım projeniz için teklif alın
Hangi problemi çözer?
Özel yazılımın başlangıç noktası, ekibin her gün tekrar ettiği bir iştir: müşteriye verilen son fiyatı bulmak, onayı bekleyen siparişi takip etmek veya farklı dosyalardaki raporları birleştirmek. Aynı kaydın birden fazla yerde tutulması, sorumluluğun belirsiz kalması ve işlem geçmişinin kişisel hesaplarda kaybolması ortak bir çalışma alanı ihtiyacını doğurur.
Önce hangi verinin nerede tutulacağını, hangi ekip tarafından güncelleneceğini ve hangi adımda onay gerekeceğini tanımlarız. Yazılımın kapsamını bu iş kuralları belirler.
Kimler için?
- Müşteri ve teklif takibini kişisel dosyalardan ortak bir CRM sistemine taşımak isteyen satış ekipleri.
- Sipariş, satın alma, depo ve teslimat arasındaki görev devrini izlemek isteyen operasyon yöneticileri.
- Mevcut ERP veya muhasebe yazılımını koruyup eksik süreçler için ek modül isteyen şirketler.
- Şube, ekip veya proje bazında aynı tanımlarla rapor almak isteyen yöneticiler.
Özellikler: kapsamı ihtiyacınıza göre belirlenen modüller
- Müşteri ve teklif yönetimi: firma, kişi, görüşme, teklif ve revizyon kayıtlarını ilişkilendiren CRM ekranları.
- İş akışı ve onay: sorumlu kişi, işlem durumu, son tarih ve onay adımlarıyla görev takibi.
- Operasyon paneli: siparişin hangi aşamada olduğunu ve tamamlanması gereken işleri gösteren ortak görünüm.
- Yetki ve işlem geçmişi: rol bazında görüntüleme ve değiştirme hakları, kritik değişikliklerin kaydı.
- Raporlama: üzerinde uzlaşılan satış, iş yükü ve sipariş göstergeleri için filtrelenebilir raporlar.
Geliştirme süreci
- Keşif: gerçek bir sipariş veya talebin mevcut sistemlerdeki yolunu birlikte inceleriz. Tekrar eden veri girişlerini ve karar noktalarını çıkarırız.
- Kapsam ve prototip: ilk sürümün kullanıcılarını, ekranlarını, veri alanlarını ve kabul koşullarını belirleriz.
- Geliştirme ve kontrol: modülleri aşamalı olarak kurar, örnek kayıtlarla akış ve yetki kontrolleri yaparız.
- Veri taşıma ve pilot: eski kayıtları eşleştirir, sınırlı kullanıcı grubuyla günlük iş akışını deneriz.
- Yayına geçiş: kullanıcı eğitimi, yedekleme, destek kapsamı ve sonraki modüller için plan oluştururuz.
Entegrasyonlar
ERP, muhasebe, e-ticaret ve mevcut CRM sistemleriyle veri alışverişi proje kapsamına alınabilir. Bağlantı yöntemi; ilgili sistemin API erişimine, lisansına, veri biçimine ve güncelleme sıklığına bağlıdır. API bulunmayan durumlarda kontrollü dosya aktarımını değerlendirebiliriz. Ürün, müşteri ve sipariş kayıtlarında ana kaynak, eşleştirme kuralları ve hata halinde tekrar deneme davranışı baştan tanımlanır.
Verinin tek ekranda yorumlanması için raporlama ve analiz yazılımı, satış operasyonu için e-ticaret altyapısı aynı kapsam içinde değerlendirilebilir.
Tahmini proje süreci
Sınırlı modüllü bir ilk sürüm için örnek plan; keşif ve kapsamda 1–2 hafta, prototipte 1–2 hafta, geliştirme ve entegrasyonlarda 4–8 hafta, pilot ve veri taşımada 2–4 haftadır. Bunlar başlangıç planlaması içindir; kesin takvim ekran sayısı, entegrasyon erişimleri ve veri kalitesi incelendikten sonra teklifte belirlenir. Birden fazla departmanı kapsayan uygulamalar aşamalı devreye alınabilir.
Proje örnekleri: tekliften operasyona
Örnek bir proje kapsamı, satış ekibinin hazırladığı teklifi onaydan sonra operasyon işine dönüştürmektir. Müşteri bilgileri yeniden yazılmaz; sorumlu kişi, yapılacak işler ve teslim tarihi aynı kayıt üzerinden ilerler. Yönetici paneli, tamamlanan işler ile bekleyen onayları ayrı gösterir. Bu bir kullanım senaryosudur; müşteri sonucu veya performans artışı iddiası değildir.
Kendi projenizi değerlendirirken örnek bir teklif dosyası, mevcut iş takip tablonuz ve kullandığınız sistemlerin listesini paylaşmanız kapsamı somutlaştırır.
Sık sorulan sorular
Hazır yazılım mı, özel kurumsal yazılım mı seçmeliyim?
Standart süreçleriniz hazır bir ürünle karşılanıyorsa önce bu seçeneği değerlendirin. Özel iş kuralları, birden fazla sistem arasında veri akışı veya ekibin çalışma biçimine uymayan ekranlar varsa özel geliştirme anlamlı olabilir. Kararı ihtiyaç, toplam bakım maliyeti ve entegrasyon kapsamını karşılaştırarak verin.
Mevcut ERP veya muhasebe programımı değiştirmem gerekir mi?
Her projede değiştirmek gerekmez. Mevcut sistem ana kayıt kaynağı olarak korunabilir; eksik iş akışları ayrı modüllerle tamamlanabilir. Bunun mümkün olup olmadığı API erişimi, lisans koşulları ve veri yapısı incelenerek belirlenir.
Excel kayıtları yeni yazılıma taşınabilir mi?
Uygun alanlar eşleştirildikten ve eksik ya da tekrarlı kayıtlar gözden geçirildikten sonra aktarım planlanabilir. Önce örnek veriyle deneme yapılır; kayıt sayıları ve kritik alanlar kontrol edilerek asıl aktarımın zamanı belirlenir.
Özel yazılım fiyatı ve teslim süresi nasıl belirlenir?
Modüller, kullanıcı rolleri, entegrasyonlar, veri taşıma ihtiyacı ve kabul testleri birlikte değerlendirilir. İlk görüşmenin ardından kapsam ve aşamalar netleştirilir; fiyat ve teslim takvimi bu kapsam için hazırlanır. Bakım ve sonraki geliştirmeler ayrıca tanımlanır.
Yayın sonrası bakım kapsamında neler olmalı?
Hata bildirimi, müdahale süreleri, güncellemeler, yedekleme sorumluluğu ve yeni özellik taleplerinin nasıl ele alınacağı sözleşmede açıklanmalıdır. Destek saatleri ve hizmet düzeyi proje gereksinimlerine göre kararlaştırılır.
İlgili rehber
Yazılım ortağı seçerken değerlendirilecek noktalar
Projenizi birlikte kapsamlandıralım
Kullandığınız sistemleri ve çözmek istediğiniz iş akışını paylaşın. İhtiyaçlarınızı, ilk sürümü ve teklif kapsamını birlikte netleştirelim.